• English
  • Danish
  • Greek
  • Bulgarian
  • Italian
  • Spanish

UEAPME

Αρχειοθέτηση (IT)

Attention: open in a new window. PDFPrintE-mail

Η Rete Servizi διαθέτει 12 υποκαταστήματα και έχει εξαπλωθεί σε όλη την επαρχία του Μιλάνου. Κάθε ένα από αυτά τα υποκαταστήματα συγκεντρώνει και υποβάλλει νομικά σημαντικά έγγραφα ευαίσθητου χαρακτήρα και των οποίων η ροή χρειάζεται να είναι ανιχνεύσιμη ούτως ώστε το σύνολο της δραστηριότητας να είναι έγκυρο. Ειδικότερα, τα έγγραφα μετακινούνται από τα 12 υποκαταστήματα στην έδρα της εταιρείας, προκειμένου να υποβληθούν σε επεξεργασία και, μετά την επεξεργασία, αποστέλλονται πίσω στο αρμόδιο υποκατάστημα, το οποίο αποστέλλει το τελικό έγγραφο προς τον πελάτη. Τόσο η ανάληψη όσο και η τελική υποβολή οποιουδήποτε εγγράφου θα πρέπει συνεπώς να ανιχνεύεται με στόχο τη διασφάλιση τόσο του πελάτη και της ίδιας της εταιρείας. Επιπλέον, η εταιρεία προσφέρει μια υπηρεσία αρχειοθέτησης για έγγραφα φορολογικού περιεχομένου τα οποία θα πρέπει να διατηρούνται για περίοδο τουλάχιστο δέκα ετών. Στην πραγματικότητα το ιταλικό δίκαιο επιτρέπει την καταστροφή ενός αριθμού διαφορετικών τύπων εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι η διαδικασία αυτή συμμορφώνεται με συγκεκριμένες πρακτικές αλλά κάποια είδη εγγράφων χρειάζεται να διατηρούνται αρχειοθετημένα στην πρωτότυπή τους μορφή.

Το πιλοτικό πρόγραμμα έχει ως στόχο την κάλυψη των διαδικασιών εντοπισμού και αρχειοθέτησης με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των υφιστάμενων διαδικασιών με την ορθή εφαρμογή της τεχνολογίας RFID.

Διαδικασία παρακολούθησης της διαδικασίας: υποβολή, ταξινόμηση και επιστροφή των σχετικών εγγράφων:

  • Ο πελάτης προσέρχεται στο πλησιέστερο υποκατάστημα Rete Servizi και υποβάλλει έναν αριθμό πρωτότυπων εγγράφων στο μητρώο (για παράδειγμα, εκείνα που έχουν εκδοθεί και ληφθεί τον Σεπτέμβριο του 2010)
  • Ο υπεύθυνος υπάλληλος του υποκαταστήματος τοποθετεί τα έγγραφα σε ένα φάκελο με μια ετικέτα RFID συνημμένη (επαναχρησιμοποιήσιμη πολλές φορές για διαφορετικούς φακέλους από διαφορετικούς πελάτες) και επικαιροποιεί τις πληροφορίες σχετικά με το φάκελο (πελάτης, φάκελος αναφοράς, τα δεδομένα, υποκατάστημα, υπάλληλος και ούτω καθεξής). Από αυτή τη στιγμή, η πληροφορία που σχετίζεται με το φάκελο αφορά δυο διαφορετικές καταστάσεις: την «θέση» του φακέλου η οποία εκφράζει το πού βρίσκεται ο φάκελος μια δεδομένη χρονική στιγμή (στην αίθουσα Α, σε μετακίνηση) και την «κατάσταση» της διαδικασίας η οποία εκφράζει σε ποιο στάδιο της συνολικής διαδικασίας βρίσκεται ο φάκελος. Η αρχική «κατάσταση» για κάθε φάκελο είναι «παρελήφθη».
  • Η ανιχνευσιμότητα των εγγράφων διασφαλίζεται από τη σύνδεση των φακέλων με  το σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών. Εάν όλοι οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τους φακέλους εφοδιαστούν με μια ετικέτα RFID, κάθε φορά που ένας από αυτούς αναλαμβάνει ένα φάκελο (την έναρξη της διαδικασίας, την παραλαβή, αποθήκευση και παράδοσή του) τότε ο κάθε υπάλληλος με τη χρήση ενός φορητού RFID αναγνώστη (και ενδεχομένως δίνοντας μια απλή εντολή) μπορεί να ενημερώσει το σύστημα ότι ένας φάκελος έχει παραληφθεί ή παραδοθεί. Με τον τρόπο αυτό το σύστημα είναι σε θέση να γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο ποιος έχει το φάκελο και σε ποιο στάδιο της διαδικασίας βρίσκεται ο φάκελος. Επίσης, είναι διαθέσιμο σε κάθε στιγμή το ιστορικό του κάθε φακέλου το οποίο περιλαμβάνει πληροφορία σχετικά με τις προηγούμενες θέσεις, τα βήματα της διαδικασίας και τους εμπλεκόμενους σε αυτή. Το σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας μπορεί επίσης να πληροφορήσει το χρήστη για τα επόμενα βήματα στην επεξεργασία του φακέλου, ποιος είναι υπεύθυνος στη συνέχεια και πού μπορεί να βρεθεί αυτός.
  • Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμη μια σάρωση των εγγράφων από το χειριστή δημιουργώντας ένα ψηφιακό αντίγραφο για το κάθε έγγραφο και κατ’ επέκταση έναν εικονικό φάκελο (προσβάσιμο από τους υπαλλήλους του υποκαταστήματος και της έδρας) με τα ψηφιακά αντίγραφα τα οποία να συσχετίζονται με τον πραγματικό φάκελο και τα πρωτότυπα έγγραφα.
  • Τοποθετώντας έναν RFID αναγνώστη στην πόρτα των δωματίων (ή των αρχείων) όπου φυλάσσονται οι φάκελοι σε κάθε υποκατάστημα, είναι πάντα δυνατόν να γνωρίζουμε αν ένας φάκελος είναι μέσα σε ένα δωμάτιο ή έξω από αυτό, ανεξάρτητα από την παρακολούθηση όλων των κινήσεων. Η θέση του φακέλου μπορεί να επικαιροποιείται αναλόγως: (για παράδειγμα "στην αίθουσα Χ» ή «μετακίνηση»). Επιπλέον, ελέγχοντας τις ετικέτες RFID είναι επίσης δυνατό να διασφαλιστεί ότι οι φάκελοι μετακινούνται μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
  • Κατ 'αναλογία, τοποθετώντας αναγνώστες RFID σε δωμάτιο ή σε αρχεία στην έδρα της εταιρείας, είναι δυνατόν να γνωρίζουμε τη θέση του φακέλου (ποιο δωμάτιο, ποιο αρχείο), ενημερώνοντας κατάλληλα τη θέση φακέλου. Όταν όλα τα έγγραφα του φακέλου έχουν καταχωρηθεί, διαβάζοντας την ετικέτα RFID, είναι δυνατόν η κατάσταση του να ανανεώνεται σε «καταχωρημένος». Μια κοινοποίηση μπορεί να εκδίδεται αυτόματα προς το αρμόδιο υποκατάστημα και γραφείο.
  • Μια φορητή συσκευή ανάγνωσης RFID επιτρέπει τη γνώση σε πραγματικό χρόνο της σχετικής πληροφορίες, των καταστάσεων και των προσώπων που είναι υπεύθυνα για οποιοδήποτε φάκελο είναι είτε αρχειοθετημένος είτε βρίσκεται σε κάποιο γραφείο.
  • Μόλις ο καταχωρημένος φάκελος επιστρέψει πίσω στο υποκατάστημα, το σύστημα μπορεί να ειδοποιεί τον πελάτη ότι τα έγγραφα είναι διαθέσιμα για παραλαβή.

Η Rete Servizi προσφέρει στους πελάτες της την υπηρεσία της μόνιμης αρχειοθέτησης σε "μοναδικά αντίτυπα" εγγράφων (νομικές πράξεις, συμβάσεις, φορολογικές δηλώσεις, άδειες με τις υπογραφές στο πρωτότυπο και ούτω καθεξής). Στην περίπτωση αυτή, κάθε έγγραφο τοποθετείται σε έναν ειδικό φάκελο με την προβλεπόμενη RFID ετικέτα (επαναχρησιμοποιήσιμη μόνο όταν η υπηρεσία διακοπεί, ή η εταιρεία δεν είναι πλέον ενεργή, ή η περίοδος της υποχρεωτικής αρχειοθέτησης έχει λήξει).

Οι διαδικασίες διαχείρισης αρχείου εγγράφων, καταγραφής κινήσεων προς και από τοποθεσίες ενδιαφέροντος, είναι παρόμοιες με αυτές που επεξηγούνται στην προηγούμενη διαδικασία.

Πολύ σημαντικό είναι επίσης να τονιστεί ότι σε αυτή την περίπτωση η Rete Servizi θα είναι σε θέση να πραγματοποιεί ουσιαστικούς ελέγχους όσον αφορά την πληρότητα των εγγράφων που παραδίδονται από τους πελάτες, τονίζοντας την έλλειψη ενός εγγράφου που απαιτείται για μια συγκεκριμένη δραστηριότητα ή ότι ένα έγγραφο παύει να είναι έγκυρο μετά από μια ημερομηνία, ή άλλες σημαντικές ειδοποιήσεις.