• English
  • Danish
  • Greek
  • Bulgarian
  • Italian
  • Spanish

UEAPME

Italien: Dokument Tracking og arkivering

Attention: open in a new window. PDFPrintE-mail


Automatiseret Dokument Tracking og arkivering for CNA SERVIZI Modena med SATA



Oprindelig var Dokument Tracking og arkivering pilotprojektet planlagt og startet af Rete SERVIZI. I løbet af projektets levetid, er Rete SERVIZI, blevet erstattet af CNA SERVIZI Modena, som slutbruger, pilotprojektets formål forbliver den samme, på grund af den pilotprojektet natur rammer ændring af slutbrugeren ikke strukturen.




SLUTBRUGEREN


CNA Servizi Modena s.c.a R.L. tilbyder tjenester til omkring 9000 virksomheder, med tilknytning til CNA Modena, organisation er en interesse organisation for håndværkere og SMV'er i provinsen Modena. (CNA er National Forbund for Håndværk og Små og mellemstore virksomheder i Italien.) De tjenester, som CNA SERVIZI Modena tilbyder dækker fortolkning af lovgivning, tekniske standarder, kvalitet, forretningsrådgivning , forretnings- og lederuddannelse bl a. Flowet af  følsomme og juridisk vigtige dokumenter fra medlemmerne der behandles skal kunne spores, så gyldigheden sikres. Især er CNA Modena 's konkurrenceevne afhænger af deres evne til effektivt at gemme, strukture, arkivere, administrere, spore og følge en lang række dokumenter.

RFID-teknologi kan automatisere disse processer på grundlag af auto-identifikation og klassificering af de kodede dokumenter.



Solution Provider


SATA er en virksomhed, som udvikler design, prototyper og gennemfører innovative og avancerede IKT-løsninger til forskellige anvendelsesområder, især for interoperabilitet, logistik, omkring virksomhedens netværk og dokumenthåndtering.




FORMÅLET MED PILOT


Formålet med dette pilotprojekt er at opnå en god RFID baseret elektronisk dokument-og sagsmappe håndtering, der gælder en lang række krav til dokumentformater, klassifikationer og de dermed forbundne håndteringsprocesser. CNA Modena vil anvende det samme pilotkoncept som blev identificeret og forberedt til Rete Servizi. Pilotprojektet er baseret på anvendelsen af RFID-teknologi til skatteansættelsensprocessen, især i den travle fase som varer fra maj til juli hvert år. Pilotprojektet sigter på at dække både tracking og arkivering processer og forbedre effektiviteten ved korrekt anvendelse af RFID-teknologi.



Forventede forretningsmæssige fordele:

• De fleste af CNA Services Modena ressourcer går til denne proces tre måneder om året der forventes et fald i de respektive omkostninger;
• 50% af tiden bliver brugt på dataindsamling og påmindelser til kunder: 20% -30% af denne tid kan spares med en ordentlig RFID anvendelse.



Teknologiske udfordringer:

• læsning af op til 20-25 mapper sat i en kasse med tags placeret meget tæt;
• Anvendelse af pålidelige bærbare læsere;
• Distribueret dokumenthåndtering
• Integration med CNA SERVIZI Modena regnskabssystem.



SLUTBRUGEREN ANVENDELSE


Hvert år indleverer hver kunde dokumenter (i original), der er relevante for deres skatteansættelse fra januar til maj.

Dokumenter gemmes i mapper hos CNA SERVIZI Modena.

En mappe i en given afdeling kan placeres enten i et skab eller i en kasse på gulvet eller ligge på et skrivebord. En mappe kan flyttes fra en afdeling til en anden, for at gennemgå bestemte behandlinger eller for at balancere kontoret arbejdsbelastning. Alle de relevante mapper er mærket, det samme er de relevante steder (skriveborde, skabe, kasser, kontorer).

Antallet af mapper med tag er i størrelsesordenen titusinder. Alle oplysninger om mappen status og indhold, opdateres dynamisk af de forskellige operationer og forskellige medarbejdere, oplysningerne bliver lagret i en distribueret webapplikation og koblet til den fysiske mappe via sit tag.

Sporings proces: forelæggelse, registrering og returnering af relevante officielle dokumenter

1.Kunden går til en CNA SERVIZI Modena afdeling med et parti af originale dokumenter til  registrering.
2.Områdemedarbejderen sætter dokumenterne i en RFID mærket mappe (RFID-mapper kan genanvendes) og opdaterer oplysningerne  for mappen (kunden, reference batch, data, lokalafdelingen, operatør osv) . Fra det øjeblik er mappen tilknyttet to særskilte informationer, en lokationsstatus angiver hvor en mappe er på et givet tidspunkt (i rum A, bevægelse), såvel som en processtatus der angiver, i hvilken fase af registreringsprocessen mappen og dokumenterne er. Mappens processtatus sættes til bestilt.
3.Dokumentets sporbarhed sikres ved at forbinde mappens dynamik til et workflow management system. Hvis alle medarbejdere, der forvalter mapperne er forsynet med en RFID-badge, så hver gang de arbejder med en mappe (starter en proces, lagring, plukke det, at levere det), kan han / hun  bruge en bærbar RFID-læser til at indberette til systemet (ved at læse både RFID og muligvis give en simpel kommando), at en autoriseret operatør har taget eller leveret en mappe. På denne måde ved systemet i realtid, hvem der har en mappe, hvem der har ansvaret, hvor mappen er , hvilket registreringstrin er mappens dokumenter er på. Og mappens historik er tilgængelig, i forhold til tidligere positioner, procestrin og involverede personer.

Workflow management systemet kan fortælle brugeren, hvilke skridt mappen skal gennemgå i fremtiden, hvem der er ansvarlig og hvor den kan findes.

• Derudover kan det være nyttigt at operatøren initialisere processen, scanner dokumenter for at skabe et digitalt billede af hvert dokument, og derefter laver en virtuel mappe (tilgængelige for alle autoriserede medarbejdere på både den lokale afdeling og hovedsædet) med elektroniske kopier  knyttet til den virkelige mappen med de originale dokumenter.
• Ved at sætte en RFID-læser på døren af kontorene eller arkiver, hvor mapperne, der holdes inden for den lokale afdeling, er, er det altid muligt at vide, om en given mappe er i eller udenfor afdelingen.

Mappens position opdateres i overensstemmelse hermed ("på kontor X" eller "flyttet"). Ved at kontrollere badge RFID er det også muligt at sikre, at mapperne kun flyttes af autoriseret personale.
• Analogt ved at sætte RFID-læsere på kontorer eller arkiver på hovedkontoret, er det muligt at vide, hvor en mappe er (som rum, hvilket arkiv), sikre korrekt information om mappens placering. Når alle mappens dokumenter registreres, ved at læse badge RFID, er det muligt at markere en  proces til "registreret". En besked sendes herefter automatisk til mappens områdekontor.
• En bærbar RFID-læser gør det muligt at få de relevante oplysninger i realtid: status for mappen eller hvem der i øjeblikket er ansvarlig for den.
• Når den registrerede mappe er tilbage til afdelingen, kan systemet meddele kunden, at dokumenterne er tilgængelige for afhentning.

CNA SERVIZI Modena tilbyder deres kunder en tjeneste af permanent arkivering af "unikke kopiere" af dokumenter (retsakter, kontrakter, selvangivelser, tilladelser med underskrifter i original og så videre). I den type sager, er hvert dokument sat i en dedikeret mappe forsynet med en RFID (kan kun genanvendes når tjenesten stopper, eller virksomheden ikke mere er aktiv, eller perioden for obligatoriske arkivering er udløbet).


Arkiv management, omfatter dokument ind og ud, ansvarlig for plukning og aktivitet (eks. når en advokat skal kontrollere sidste juridiske dokumenter til en ny retsakt) svarer til processen i foregående afsnit.


Det er også meget vigtigt, at CNA SERVIZI Modena kan tydeliggøre kontrollen af de dokumenter, der leveres af kunderne, dokumentere hvilke dokumenter der mangler og som er nødvendig for en given aktivitet. Eller at et dokument ikke er mere gyldig efter en given dato, eller andre væsentlige undtagelser.






TEKNOLOGI


Softwarearkitektur


Client-modul

• Forbundet til RFID-læseren + antenne;
• Brug ASPIRE som middleware (under studie i samarbejde med AIT);
• Håndtering af de fysiske objekter (mapper, kasser).

Webmodulet

• Adgang via web (i hver afdeling, ved hovedkvarteret);
• Håndtering af logiske objekter (mapper, kasser);
• Sporing af de relevante begivenheder gennem en tjekliste for hver enkelt kunde;
• udstedelse af meddelelser til kunden for manglende dokumenter;
• Og anmodninger om hjælp fra højt kvalificeret personale.

Client module

User interface

Web module clients