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IT: Archivos

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ITALIA: SATA-RETE SERVIZI srl.

 ESTADO DE RFID EN ITALIA

Italia es uno de los países de la UE que lideran la implementación de RFID. Su banda UHF ha sido regulada con las siguientes características: 865.6-867.6 MHz, 2 erp W, LBT). Sólo se dispone de licencias temporales a causa de conflictos con la banda asignadas a las redes aplicadas a la táctica militar. RFID en Italia goza de aceptación dentro del estado, como es evidente en varias implantaciones. Por ejemplo, el Ministerio de Salud de Italia ha emitido un decreto-ley que impone la necesidad de la trazabilidad de los productos farmacéuticos, es decir, cada medicamento debe ser seguido desde las líneas de producción hasta el mostrador de la farmacia (a través de todos los distribuidores intermedios). La tecnología RFID es la opción principal para la aplicación del presente reglamento. Por otra parte, los ciudadanos italianos utilizan tarjetas de identificación RFID. Además, más de 50 pilotos de implantación de la RFID pueden ser vistos en Italia.

Italia, a través del Ente Italiano di Unificazione (UNI). Indicod-ECR, (http://www.indicod-ecr.it/progetti/index.php) (UE), es un instituto en el que están asociados más de 30.000 empresas industriales de gran consumo y de moderna y activa distribución en Italia, está participando activamente en la estandarización ISO RFID. En relación con la RFID, Indicod-ECR se ocupa de la difusión en Italia de la norma del EPC, desarrollado por EAN Internacional en colaboración con el Instituto de Tecnología de Massachusetts.

La participación de empresas pyme italianas (SATA, RETE SERVIZI srl, BRIDGE129), junto con la asociación CNA Milano (asociación italiana partícipe en el consorcio), está totalmente en línea con las políticas italianas en lo que hace referencia a mantener la posición de Italia como líder en el despliegue de RFID. Como ya se indicó, la RFID-ROI-SME tiene por objeto apoyar los despliegues de RFID en las pymes. El hecho de que Italia tiene un registro de numerosos despliegues, podría facilitar la penetración de la RFID en las pymes. El presente proyecto proporcionará una muestra tangible e innovadora, que será difundida ampliamente a través de la asociación.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO PILOTO DE RFID EN ITALIA

Seguimiento automatizado de documentos y archivos realizado por RETE SERVIZI srl. para SATA. Piloto de procesamiento de archivos: documentos físicos para almacenar durante años.

La compañía SATA tiene 12 oficinas repartidas por toda la provincia de Milán. Cada una de ellas recoge y presenta documentos sensibles y legalmente importantes, cuyo flujo debe rastrearse a fin de que toda la actividad sea válida.

En particular, los documentos van de las 12 oficinas a la sede central con el fin de ser procesados y, una vez procesados, se remiten de nuevo a la sucursal correspondiente, que presentará el documento final al cliente. Tanto el tomar la documentación a su cargo como la presentación de cualquier documento debe ser rastreado con el fin de salvaguardar tanto al cliente como a la propia compañía. Además, la compañía ofrece un servicio de archivo de la documentación fiscal de la cual hay que tener en original durante un período de diez años. De hecho, la ley italiana permite desmaterializar un número de diferentes tipos de documentos, siempre que el proceso de desmaterialización sea compatible con los procedimientos definidos, pero algunos tipos de documentos deben ser archivados en copias originales en papel.

El piloto tiene por objeto el cubrir tanto el rastreo como el archivo de los procesos, mejorando su eficiencia por una correcta aplicación de la tecnología RFID.

El proceso de seguimiento consiste de: la presentación, el registro y la devolución de los documentos legales pertinentes:

• El cliente va a la oficina más cercana de RETE SERVIZI srl. acudiendo con un lote de documentos originales para registrar (por ejemplo, las emitidas y recibidas en septiembre de 2010)

• La persona que recibe la documentación pone los documentos en una carpeta con una tarjeta RFID adjunta (reutilizable muchas veces para diferentes lotes de distintos clientes) y actualiza la información pertinente en la carpeta (cliente, referencia del lote, datos, sucursal local, persona que ha recibido la documentación y así sucesivamente). A partir de ese momento en la carpeta se tiene asociada la información de su estado de dos formas, un estado de "lugar" donde se expresa en qué lugar se encuentra una carpeta en un momento dado (en la sala A, en movimiento) y un estado de "procesos" que expresa en qué fase del proceso de registro de la carpeta se encuentran los documentos. El estado del proceso se inicializa como "adquirido".

• La trazabilidad del documento se garantiza mediante la conexión de la carpeta a la dinámica del sistema de gestión de flujo de trabajo de las carpetas. Si todos los operadores de la gestión de carpetas están provistos de una tarjeta de identificación RFID, cada vez que uno de ellos toma a su cargo una carpeta (inicio del proceso, almacenado, recogida, entrega) el gestor podrá utilizar un lector portátil RFID para notificar al sistema (mediante la lectura de ambos dispositivos RFID y posiblemente dando una simple orden) que un usuario autorizado ha recogido o entregado una carpeta. De este modo el sistema es consciente en tiempo real de lo que tiene la carpeta a su cargo, dónde está la carpeta, en qué etapa de registro se encuentran los documentos de la carpeta. Por otro lado, la historia de la carpeta está disponible, en términos de las posiciones del pasado, los pasos del proceso y las personas implicadas.

El sistema de gestión de flujo de trabajo también puede avisar al usuario de los pasos a los que debería ser sometida la carpeta en el futuro, quién debería de estar al cargo y dónde puede encontrarse.

• Además, podría ser útil para que el responsable de inicializar el proceso escanee los documentos a fin de crear una imagen digital de cada documento, y luego obtener una carpeta virtual (accesible a todos los usuarios autorizados tanto en la sucursal local como en la sede) con copias electrónicas asociadas en la carpeta real con los documentos originales.

• Al colocar un lector de RFID en la puerta de las habitaciones (o los archivos) donde las carpetas se mantienen dentro de la sucursal local, siempre es posible saber si una determinada carpeta está en la habitación o fuera, además de mantener un historial de todos los movimientos de entrada y salida. El estado de posición de la carpeta se actualiza en consecuencia ("en la sala X" o "en movimiento"). Al marcar con dispositivos RFID es posible garantizar que las carpetas se mueven sólo por personal autorizado.

• De manera análoga, poniendo lectores de RFID en la habitación o archivos en la sede central es posible saber dónde está la carpeta (en qué habitación, en qué archivo), debidamente actualizando el estado de posición de la carpeta. Cuando todos los documentos de las carpetas están registrados, mediante la lectura de la tarjeta de identificación RFID, es posible hacer que el estado del proceso evolucione a "Registrado". Una notificación de la carpeta es emitida automáticamente directamente hacia la sucursal de referencia.

• Un lector RFID portátil permite conocer en tiempo real la información pertinente, su estado y la persona que actualmente está al cargo de cualquier carpeta, si se encuentra archivada o pendiente sobre una mesa.

• Una vez que la carpeta registrada vuelve a la sucursal el sistema puede notificar al cliente que el documento están disponible para su devolución.

RETE SERVIZI srl. ofrece a sus clientes un servicio de archivado permanente de "copia única" de documentos (actos jurídicos, contratos, declaraciones de impuestos, autorizaciones con firmas originales y así sucesivamente). En este caso, cada documento se pone en una carpeta con una tarjeta RFID (reutilizable sólo cuando se detiene el servicio, cuando la empresa deja de estar activa, o el período de almacenamiento obligatorio alcanza su fecha de caducidad).

Se trata de una gestión del archivos, con un registro de los movimientos de entrada y salida de documentos, con una identificación de la persona responsable de las actividades de recogida y entrega de documentos (por ejemplo, cuando un abogado debe comprobar que los últimos documentos legales para un nuevo acto jurídico son similares a los señalados en el proceso anterior).

Muy importante, en este caso RETE SERVIZI srl. también puede realizar un control de la documentación entregada por el cliente, poniendo de relieve la falta de un documento necesario para una determinada actividad o que un documento no es válido después de una fecha determinada, o de otro tipo de excepciones significativas.

RETE SERVIZI srl, desplegará un piloto de gestión de documentos de RFID que permitirá a la pyme mejorar su eficiencia, tanto en el seguimiento como en los procesos de archivo.

¿CÓMO SERÁ EL SERVICIO/LA SOLUCIÓN UTILIZADA?

El piloto se adaptará a las necesidades de la empresa pyme usuaria final del consorcio. Por lo tanto, el despliegue de RFID se ocupará de la mejora de los procesos de negocio en nombre del usuario final. En más detalle, en este caso los pilotos se refieren a:

Solución en gestión documental mediante el uso de las tarjetas RFID realizado por RETE SERVIZI srl.

VALOR AÑADIDO PARA LA PYME USUARIA FINAL Y LA ASOCIACIÓN

CNA, como asociación empresarial de pymes italianas se esforzará por explotar los resultados del proyecto RFID-ROI-SME en beneficio de sus miembros. El valor añadido del proyecto radica en la acumulación de experiencia de la tecnología RFID, que se darán a conocer a sus miembros en forma de mejores prácticas, patrones, casos de éxito, estudios de casos, junto con análisis financieros relacionados.

La competitividad de RETE SERVIZI srl. se haya en su capacidad para almacenar de manera eficiente, estructurar, archivar, gestionar, seguir y localizar una multitud de documentos. La tecnología RFID puede automatizar estos procesos sobre la base de la identificación automática y clasificación de los documentos etiquetados. El valor añadido del proyecto para RETE SERVIZI srl. se encuentra en el despliegue de una prueba innovadora adaptada a los procesos de la empresa.

VALOR AÑADIDO PARA LOS PROVEEDORES DE LA SOLUCIÓN EN LA PYME

RFID-ROI-SME ayudará a SATA establecer un papel de liderazgo como proveedor de soluciones RFID en Italia. SATA se esforzará en elaborar dos implementaciones exitosas en RETE SRVIZI srl. y en BRIDGE129 S.a.P (tratado en el apartado IT: construcción) que servirán como hitos de implementación para establecer una posición como integrador de RFID para las pymes.

ASPECTO INNOVADOR DEL PROYECTO

Gestión documental

Una innovación clave de este proyecto piloto se encuentra en el establecimiento de la gestión documental y de expedientes mediante la identificación electrónica RFID para una variedad de documentos clasificados y procesos relacionados con la manipulación.