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Italia: Tracciabilità e Archiviazione Documenti

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Tracciabilità e Archiviazione Automatica Documenti  per CNA SERVIZI Modena, elaborato da SATA

In origine il progetto-pilota per la tracciabilità e l’archiviazione automatica dei documenti per il progetto RFID-ROI-SME, elaborato da SATA, era stato pensato ed attivato da RETE SERVIZI. Nel corso del progetto, tuttavia, RETE SERVIZI è stata sostituita da CNA Servizi Modena come utilizzatrice della soluzione, ma il progetto rimane il medesimo sotto tutti i punti di vista; in virtù della coerenza della struttura pensata, il cambo dell'azienda utilizzatrice non ne cambia la sostanza e la forma.

AZIENDA UTILIZZATRICE

CNA Servizi Modena s.c.a.r.l. offre la propria professionalità a circa 9.000 imprese associate a CNA Modena, associazione che si occupa di rappresentare e difendere gli interessi degli artigiani e delle PMI nella provincia di Modena (CNA è la Confederazione Nazionale dell'Artigianato e delle Piccole e Medie Imprese italiane). I suoi servizi coprono vari ambiti, tra cui si citano l'interpretazione normativa, gli standard tecnici, la qualità del servizio, le consulenze in materia di nuove opportunità di business, l'aggiornamento professionale. Il flusso di documenti rilevanti e di importanza legale che raccoglie e produce deve essere tracciabile in maniera tale da assicurarne la validità. Nello specifico, la competitività di CNA Modena si basa sulla propria abilità di archiviare, ordinare, conservare, gestire e rintracciare una molteplicità di documenti. La tecnologia RFID può automatizzare questi processi grazie alla auto-identificazione e classificazione dei documenti taggati.

SOLUTION PROVIDER

SATA srl, sede a Modena, studia, concepisce, progetta e realizza soluzioni ICT innovative ed avanzate in svariati campi d'applicazione. SATA ha guadagnato una notevole esperienza nel campo dell'utilizzo delle tecnologie open source ed in molteplici settori di applicazione, in particolare interoperabilità, logistica, network di imprese e gestione di documenti.

SCOPO DEL PROGETTO-PILOTA

Lo scopo del progetto-pilota e di raggiungere un livello soddisfacente di gestione documenti e dossier basato sulla tecnologia RFID, suscettibile di applicazione ad una varietà di possibilità di classificazione ed ai relativi processi. CNA Modena organizzerà e sperimenterà lo stesso progetto previsto e preparato per RETE Servizi. Il progetto si basa sulla applicazione della tecnologia RFID al processo di accertamento tributario, in particolare durante i mesi cruciali di Maggio, Giugno e Luglio di ogni anno. Le finalità del progetto sono quelle di coprire i processi di tracciabilità e archiviazione, migliorandone l'efficienza mediante un uso consapevole della tecnologia RFID.

Benefici attesi:

-        La maggior parte delle risorse di CNA Modena sono destinate a questi processi per tre mesi all'anno: si attende una diminuzione dei costi relativi;

-        Il 50% del tempo è impiegato per la raccolti dati e per i promemoria per i clienti: il 20-30% di questo tempo può essere risparmiato con un'appropriata applicazione della tecnologia RFID.

Sfide tecnologiche:

-        Lettura di 20-25 fascicoli inseriti in una scatola con tag molto vicine tra loro;

-        Uso di lettori portatili affidabili;

-        Gestione dei documenti distribuiti;

-        Integrazione con il sistema di contabilità di CNA SERVIZI Modena.

APPLICAZIONE DA PARTE DELL'UTENTE

Ogni anno, da gennaio a maggio, ciascun cliente consegna documenti (in originale) importanti per i propri oneri fiscali. I documenti vengono conservati in fascicoli. Un fascicolo portato presso l'ufficio specifico può rimanere su una scrivania, essere inscatolato e riposto in un armadio. Ogni fascicolo può spostarsi da un ufficio ad un altro, per essere sottoposto ad un vaglio specifico o semplicemente per compensare carichi di lavoro differenti. Tutti i fascicoli importanti sono “taggati”, così come tutti i posti più importanti (uffici, armadi, scrivanie, scatole). Il numero complessivo di fascicoli da “taggare” è nell'ordine di decine di migliaia. Tutte le informazioni correlate allo stato e al contenuto, aggiornate da impiegati diversi e per mezzo di diverse operazioni, sono conservate in una applicazione web e assegnate al rispettivo fascicolo per mezzo delle tag applicatevi.

Processo di tracciabilità: presentazione, registrazione e ritorno di documenti legalmente rilevanti

  1. Il cliente si reca presso CNA SERVIZI Modena portando con sé il plico di documenti in originale che devono essere registrati;
  2. L'operatore mette i documenti in un fascicolo al quale è attaccato un tag RFID (riutilizzabile più volte per lo stesso cliente) e aggiorna le informazioni rilevanti per la pratica (cliente, pratica di riferimento, dati, ufficio, operatore, ecc.). Da questo momento al fascicolo vengono associati due diverse informazioni, uno “stato-posizione” che indica la posizione del fascicolo nel momento preciso, e uno “stato-progresso” che indica la fase della registrazione in cui i documenti si trovano. Inizialmente lo stato sarà di “acquisito”.
  3. La tracciabilità del documento è garantita dalla connessione del fascicolo con un sistema di gestione dell'andamento dei flussi. Se tutti gli operatori che si occupano del fascicolo sono provvisti di un badge RFID, ogni volta che ciascuno di loro lo prende in consegna o la sposta può notificare il sistema mediante l'uso di un RFID portatile. In questo modo il sistema conosce in tempo reale la persona che si sta occupando del fascicolo, dove si trova e a quale fase del processo di registrazione lo stesso si trovi. Allo stesso tempo si conserva una history della pratica.

Il sistema di gestione dei flussi può mettere in evidenza i passaggi a cui il fascicolo deve ancora essere sottoposto, a chi sarà assegnato e dove può essere trovato.

-        In aggiunta può essere utilie che l'operatore che avvia il processo faccia una scansione dei documenti, in modo da creare una copia digitale di ciascuno di essi, e quindi disporre di un fascicolo virtuale (accessibile agli operatori autorizzati sia dalle filiali locali che dai quartieri generali) con un copia elettronica associata ai documenti originali.

-        Mettendo un lettore RFID sulla porta delle stanze (o degli archivi) dove sono conservati i documenti, si può sapere se il fascicolo si trova all'interno della stessa, oltre a tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e uscita. Lo “status-posizione” si aggiorna di conseguenza. Il controllo dei badge permette di accertarsi che le pratiche siano gestite solo da personale autorizzato.

-        In maniera analoga, mettendo lettori RFID in stanze o archivi pressi le sedi principali, è possibile sapere dove si trovi il fascicolo, aggiornando correttamente lo “status-posizione”. Quando tutti i documenti sono registrati, attraverso la lettura del badge, è possibile passare allo status “registrato”. Una notifica è automaticamente inoltrata per indirizzare il fascicolo verso l'ufficio deputato.

-        Un lettore RFID permetterà di conoscere le informazioni rilevanti in tempo reale: lo status e la persona incaricata.

-        Una volta che il fascicolo è tornato all'ufficio, il sistema può notificare al clienti la disponibilità della pratica.

CNA SERVIZI Modena offre ai propri clienti un servizio di archivio permanente di documenti in copia unica (atti, contratti, dichiarazione dei redditi, autorizzazioni con firma in copia originale, ecc.). In questo caso, ogni documento è riposto in un fascicolo dedicato con un sistema RFID (in questo non riutilizzabile sino al termine del servizio, o cessata attività, e scadenza dei termini perentori).

Gestione dell'archivio, movimenti di documenti in entrata ed uscita, persone incaricate di prendere e consegnare documenti (es. nel caso degli avvocati che necessitano di consultare vecchie pratiche per aprire nuove posizioni), sono tutte attività assimilabili a quelle descritte in precedenza.

È inoltre molto importante che CNA SERVIZI Modena possa, in questo modo,  operare controlli sostanziali sui documenti consegnati dai clienti, mettendo in evidenza eventuali mancanze o il decorso/scadenza di taluni termini.

TECNOLOGIA

Struttura Software

Modulo cliente:

-        Connessione al lettore RFID + antenna

-        Utilizzo di ASPIRE come middleware (studio in corso con la collaborazione di AIT)

-        Gestione degli oggetti fisici (fascicoli, scatole).

Modulo web:

-        Accesso via web (ad ogni ufficio, sede principale)

-        Gestione degli oggetti fisici (fascicoli, scatole)

-        Record degli eventi significati mediante una lista personale

-        Notifiche ai clienti in caso di necessità/inadempienze

- Richieste di supporto a personale altamente qualificato

Client module

User interface

Web module clients