• English
  • Danish
  • Greek
  • Bulgarian
  • Italian
  • Spanish

UEAPME

Италия: Съхранение на документи

Attention: open in a new window. PDFPrintE-mail

IT: ПРОСЛЕДЯВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ


ИТАЛИЯ: ПРОСЛЕДЯВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ
…………..

АВТОМАТИЧНО ПРОСЛЕДЯВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ ЗА RETE SERVIZI, ОСЪЩЕСТВЕНО ОТ SATA


КРАЕН ПОТРЕБИТЕЛ

RETE SERVIZI има 12 клона разположени в провинция Милано. Всеки един от тях събира и изпраща конфиденциални и юридически важни документи, чийто път трябва да бъде проследим.

Документообoротът е в посока от 12-те клона, към централата, за да бъдат обработени и след това върнати към отделните клонове, които издават крайните документи на клиентите. Взимането и предаването на всеки документ трябва да бъдат проследими с цел запазване на сигурността на клиента и на самата компания. В допълнение, компанията предлага услуга съхранение на данъчна документация, която трябва да се пази в оригинал за период от десет години. Законът в Италия позволява да се де-материализират част от документите, стига процесът на де-материализация да отговаря на съответните процедури, но някои видове документи трябва да бъдат съхранявани на оригиналните хартиени носители.


ДОСТАВЧИК НА УСЛУГА

SATA е компания, която изучава, проектира, изпитва и осъществява иновативни и напредничави ИКТ услуги в рамките на различни приложения, по-специално за взаимодействие, логистика, предприемачески мрежи и управление на документи.


ЦЕЛ НА ПИЛОТНИЯ ПРОЕКТ

Пилотният проект е насочен към подобрение на процесите на проследяване и съхранение, чрез използване на RFID технологии.

Проблем – подобряване на процеса на данъчна оценка


Очаквани ползи за бизнеса

-  Повечето ресурси на RETE са насочени към този процес три месеца в годината;

-  50% от времето се губи в събиране на информация и изпращане на уведомления до клиентите;

-  20 – 30 % от това време може да бъде спестено, чрез използване на RFID приложения;

-  Експериментът трябва да включва всички оперативни служители на RETE.


Технологични предизвикателства

-  Да се прочетат 20-25 папки, сложени в кутия с много близко разположени идентификатори;

-  Да се използват надеждни преносими четци;

-  Да се разпредели управлението на документите;

-  Да се интегрира със счетоводната система на RETE.


ПРИЛОЖЕНИЕ ЗА КРАЙНИЯ ПОТРЕБИТЕЛ

През годината всеки клиент носи документи. Служител на RETE ги слага в папката на клиента. Два месеца преди първия краен срок (16 юни), папките се слагат в кутии според тяхното попълване и крайните срокове. Веднага след като се напълни дадена папка, тя се насочва към следващата фаза на процеса. При наближаване на крайните срокове клиентите се уведомяват за липсващи документи. Служителите могат да се обръщат към други служители за помощ със специфични клиенти. Обработката на папките изцяло се поддържа от RFID приложение.

Процес на проследяване: предаване, регистрация и връщане на съответните документи.

1. Клиентът отива в най-близкия клон на RETE SERVIZI и носи комплект оригинални документи, които трябва да бъдат регистрирани (напр. издадените и получени през м. септември 2010 г.)

2. Операторът слага документите в папка с прикачен RFID идентификатор (за многократна употреба при различни клиенти) и осъвременява информацията по отношение на папката (клиент, клон на подаване, местоположение, оператор и др.). От този момент на папката се обозначава информация за местоположението, показваща началната позиция на папката, откъдето „тръгва“ (стая А, в движение) и информация относно фазата на регистрационния процес, в която са документите.

3. Проследимостта на документите е осигурена от обвързване на движението на папките със системата за управление на работата. Ако всички оператори, които се занимават с подобни папки са снабдени с RFID бадж, всеки път, когато някой от тях действа с папка (започва обработка, складира, носи, доставя) той/тя може да използва преносимия RFID четец, за да регистрира в системата (чрез прочитане на RFID идентификаторите и при възможност даване на проста команда), че упълномощен служител работи с папката. В този случай системата отбелязва в реално време, кой работи с папката, къде се намира тя и в коя регистрационна фаза са документите в нея. От друга страна може да се проследи и историята на папката, по отношение на минали местоположения, фази на процедиране и хора, които са я обработвали.

Системата за управление на работата може да съобщи на потребителя, през какви стъпки трябва да премине папката в бъдеще, кой би трябвало да отговаря за нея, къде може да бъде открита.

•  Операторът, който започва обработката, може да сканира документите, така че да създаде дигитално копие и след това създаде виртуална папка (с достъп от всички упълномощени служители в местните офиси и централата), като електронните копия вървят към истинската папка с оригналите.

•  Чрез поставяне на RFID четец на вратите на стаите (или архивите), където се съхраняват папките в местните клонове, става възможно винаги да се знае, дали дадена папка е в помещението или извън него, освен, че се отбелязват всички движения навън и навътре. Съответно местоположението на папката се осъвременява („в стая Х“, или „в движение“). Чрез проверка на RFID баджа се подсигурява оперирането с папките само от упълномощени служители.

•  Когато се поставят RFID четци в дадена стая или в централните архиви е възможно да се проследи местоположението на папката, като съответно се осъвременява индикацията на папката по отношение на позицията й. Когато всички документи в папката са регистрирани, при прочит на RFID е възможно да се промени статута на „регистрирани“. Автоматично се генерира уведомление, за да бъде насочена папката към съответния клон.

•  Преносимият RFID четец позволява добиване на съответната информация в реално време, статута и отговорния служител за всяка една папка, независимо дали е в архива, или лежи на някое бюро.

•  След връщане на регистрираната папка в съответния регионален клон, системата уведомява клиента, че документите са готови за връщане.

RETE SERVIZI предлагат на техните клиенти услуга за перманентно съхраняване на оригинални документи (съдебни решения, договори, данъчни декларации, подписани пълномощни в оригинал и т.н.) В такъв случай всеки документ се поставя в съответна папка, снабдена с RFID идентификатор (за многократна употреба, но само след като услугата се прекрати или компанията преустанови дейност, или изтече периода на задължително съхранение).

Управлението на архивите, приемането и предаване на документите, отговорните служители за обработка (напр., когато адвокат трябва да направи юридическа справка) са подобни на тези, описани в предишния процес.

При тази организация RETE SERVIZI може да контролира процеса на доставка на документите, като бъдат откривани липси на необходими документи за дадена дейност или изтичане на срока на действие на някой документ и др.


ТЕХНОЛОГИЯ

Софтурна архитектура

Клиентски модул

•  Свързаност с RFID четеца + антена

•  Използване на ASPIRE като мидълуеър (в процес на проучване, съвместно с AIT)

•  Управление на физически обекти (папки, кутии)


Уеб модул

•  Уеб достъп (във всеки клон и в централата)

•  Управление на логически обекти (папки, кутии)

•  Проследяване на съответните процеси с помощта на лист за проверка, при всеки клиент

•  Изготвяне на уведомления до клиентите за липсващи документи

•  Молба за помощ от висококвалифициран служител.

Клиентски модул

Потребителски интерфейс

Уеб модул